11 тайни за предаване на лоши новини по време на работа

Давайте обратна връзка бързо, но не веднага.
Не чакайте годишен преглед, за да извикате области на подобрение. Бързо обърнете внимание на проблемите, така че подробностите да са свежи в съзнанието ви. Ден след инцидента е сладкото място; отделянето на малко време потушава твърде горещите емоции и ви позволява да се подготвите и да бъдете по-внимателни с думите си. "В момента и двете страни ще имат по-силна, по-малко полезна реакция", казва Дженифър Портър, управляващ партньор на Boda Group, фирма за лидерство и развитие на екип. Годишните или тримесечните прегледи трябва да обхващат цели и да се съсредоточават върху бъдещата изглеждаща обратна връзка - например какво трябва да направи някой повече или по-малко, за да продължат кариерата си („Ако трябва да станете по-опитни в анализа на данни, мога да ви видя как скачате към следващото ниво ").

Спомнете си намерението си.
Помислете защо искате първо да споделите отзиви. „Правиш това, защото искаш да помогнеш на човека да успее“, казва Портър. По това време може да се почувствате по-малко доброжелателни от това - може да мислите, че просто трябва да ограничите лошите навици или да поправите небрежна работа - но всякакъв вид обратна връзка помага на вашия екип да се учи и да расте. Вие също искате да спечелите доверието им. „Ако не предоставите обратната връзка, някой друг ще направи и може да не свърши толкова добра работа, колкото бихте имали“, казва Фреян Билимория, директор на операции с хора в Skillshare, онлайн общност за обучение. По време на разговора изразете намерението си. Кажете: „Казвам ви това, защото ми пука за вас и искам да сте максимално ефективни.“

Помислете за съдържанието, а не за доставката.
Много мениджъри се притесняват как ще смекчат удара вместо това, което ще кажат, казва Портър. „Това е като подготовка за изказване и фокусиране върху това, което ще облечете, а не върху съдържанието на вашата презентация“, отбелязва тя. Запитайте се: „Какво е основното ми послание? Какво се надявам този човек да отнеме от разговора? Какво искам да се случи по-нататък? “Напишете какво ще кажете и практикувате под душа или на доверен колега. Нула в поведението или действието, вместо да обсъждате чувства и да давате конкретни примери, като „Забелязах, че сте прекъсвали хора шест пъти в тази среща“ (срещу „Ти си груб колеги").

Свързани: Ето точно как да получите гъвкав график на работа

Започнете с въпрос.
Дискусията трябва да бъде диалог, а не монолог. Кажете: „Бих искал да водя разговор с вас, за да споделя някои отзиви. Добре ли е? Човешкото естество е да кажем „да“, но като поискате разрешение, можете да укрепите връзката, казва Портър. Друга тактика: Накарайте другия човек да води разговора. Кажете: „Обичам да говоря с вас х. Какво мислите, че мина добре? Какво мислите, че не сте? ”Дайте време на служителя си да отговори. „В много случаи те вече знаят къде не стигат“, казва Фран Хаузер, автор на Митът за хубавото момиче ($16; amazon.com). "Когато рамката на разговора е колаборация вместо критика, тонът е по-поддържащ."

Използвайте по-малко думи.
Бъдете максимално конкретни. Неясни или клиширани фрази („Трябва да работите върху вашето изпълнително присъствие“) или отзиви със захарно покритие са объркващи за слушателя, увеличавайки вероятността те да пропуснат изцяло вашата точка. „Ако използвате 100 думи, за да кажете, че някой е пропуснал срок, прекалено обяснявате“, казва Портър. И след като се заредите с думи за пълнеж и омекотители („Знам, че сте преуморени“), отзивите започват да се чувстват лични и пристрастията могат да пропълзяват, казва Билимория. Вместо това стигнете дотам и споменете какво сте наблюдавали. Кажете: „Забелязах, че пропуснахме крайния срок за последните два доклада. Какво стана?"

Не напоявайте съобщението си.
Често срещаният навик да сандвичи отрицателната обратна връзка между две резена може да е инстинктивен, но това е една от най-големите грешки, които мениджърите правят, казва Билимория. Скриването на обратна връзка вътре в комплиментите за изхвърляне отнема силата на думите ви. „Хората виждат, че идва; тогава те ще отхвърлят положителното, ще изчакат отрицанието и няма да се доверят на това, което трябва да кажете “, казва Портър. Какво можете да направите, за да бъдете любезни, но директни: Изразете отзивите положително, казва Хаузер. Кажете: „Много върви добре, но имам конструктивна обратна връзка за някои неща, които се нуждаят от подобрение“ или „Имам съвет, който може да ви помогне“.

Свързани: Справете се с вашата пощенска кутия за добро с тези съвети за управление на електронна поща от професионалист

Осигурете контекст.
Защо ви е грижа, ако някой достави работа късно? Или не форматира презентациите перфектно? Отговорите може да са ви очевидни, но служителят трябва да разбере защо стои зад вашата обратна връзка. Опитайте се да поставите конкретни бележки в по-голямата картина - например „Когато нашият отдел закъснява с работа, това засяга и други екипи“ или „Когато вашите финансови средства изглежда неразреден, това може да даде на хората липса на доверие във вашите номера. ”Обясняването защо вашите отзиви са важни, казва Хаузър, може да улесни доставката и чувам.

Бъдете съпричастни.
Получаването на критични коментари е трудно. „Няма значение колко умели сте в предоставянето на отзиви. Все още ужилва - казва Портър. Не бъдете прекалено груби, слушайте гледната точка на другия човек и бъдете спокойни. Освен това, избягвайте думата „вие“, ако можете. „Изтънченият избор на думи може да накара разговора да се чувства като диалог, а не като атака“, казва Хаузер. Например, вместо да казвате: „Това е, което мисля, че бихте могли да направите по различен начин“, кажете: „Това е, което според мен би могло да се направи по различен начин“.

Направете го лице в лице.
Доставянето на трудни новини по имейл или телефон е примамливо, но срещата лично (или чрез Skype или FaceTime) е по-ефективна, казва Хаузер. Тя ви позволява да четете невербални сигнали и емоционални намерения един на друг. „Да бъдеш лице в лице е единственият начин да гарантираш, че другият човек може да почувства състраданието ти“, казва Хаузер. Освен това, ако не можете да видите служителя си, ще бъде по-трудно да разберете дали те са разстроени или дори обръщат внимание на това, което казвате. „Седнете изправени и поддържайте контакт с очите, независимо колко трудно е това“, казва Хаузер.

Имайте план за проследяване.
Затворете разговора с дискусия за следващите стъпки. Попитайте как можете да бъдете полезни и да решите заедно кога трябва да говорите отново (дни, седмици или месеци по-късно, в зависимост от проблема). След това се регистрирайте след ден или два, за да видите как се чувства другият човек. Естествено е приемникът за обратна връзка да се отдалечи леко ранен от разговора, дори и да е продуктивен, казва Портър. „Трябва да дадете време на хората да обработват“, казва Билимория. „Ключът към силните връзки е връщането назад.“ Когато го направите, ще спечелите доверие, което ще направи споделянето на обратна връзка следващия път по-лесно.

Не забравяйте също да дадете достатъчно похвали.
Направете предоставянето на положителни отзиви част от рутината ви - не го изтласквайте в неприятни разговори. Въпросът не е просто да поставите хора или да дадете на всеки трофей; положителната обратна връзка е инструмент за професионално развитие. На първо място, той е конструктивен - полезно е хората да знаят какво правят добре, за да могат да продължат да го правят. Второ, тя помага да се създаде култура, която е по-отворена и поносима към обратна връзка, казва Портър. Бъдете конкретни и тук. Кажете: „Много ми харесва начинът, по който се справихте с това предизвикателство“ или „Оценявам, че сте разговаряли с други отдели, за да получите тяхната покупка.“ И го казвайте често. „За всяка част от критиката трябва да дадете най-малко пет части за похвала“, казва Хаузер. „Това води хората до място, където те жадуват за обратна връзка.“