Работете по-малко, живейте повече и бъдете по-ефективни

Смятате ли времето за враг? Чувствате ли, че денят няма достатъчно часове, за да прегледате списъците си със задачи? Работите през цялото време, но все още изоставате с всичко? Чувствате ли, че има разлика между вашия принос и вашия резултат по отношение на резултатите и успехите?

Наскоро прочетох книга за принципа 80/20 и исках да споделя някои прозрения от нея с вас. Те са подходящи за онези от нас, които се борят с управление на времето, производителност-свързани въпроси и баланс между работа и личен живот. в Принципът 80/20: Постигайте повече с по-малко, Ричард Кох – британски консултант, автор и инвеститор – предлага уникална гледна точка по въпроса за времето управление. Неговият подход не е точно празнуване на мързела, нито на късмета, приемането или отпускането. По-скоро Кох предлага интелигентни, хипер-фокусирани и намалени усилия. Той предлага да работим значително по-умно и значително по-малко.

Вероятно ще сте запознати с принципа 80/20. Известен е още като закон на Парето и като принцип на най-малкото усилие. В него се посочва, че изненадващо малка част от усилията и вложенията (20%) водят до 80% от нашите резултати. С други думи, има изключително неравномерно разпределение на входовете и резултатите. Подразбирайки се, принципът също предполага, че по-голямата част от нашите усилия, време и ресурси са напълно пропилени. Естествено сме склонни да приемем, че повечето от нашите усилия водят до повечето от нашите резултати. Но това вярване е заблуда.

Обещанието на Кох е, че ако можем да разберем и използваме този принцип, можем да генерираме значителни подобрения в производителността и успеха – докато също работите по-малко: „Ако знаете 20 процента от причините, които дават 80 процента от резултатите, вие ще работите много по-малко, ще се радвате на живота повече и ще правите много повече пари."

Принципът 80/20 се основава на изследванията на италианския икономист Вилфредо Парето (1848–1923). Парето разглежда моделите на разпределение на богатството и доходите в Англия през деветнадесети век. Не е изненадващо, че той открива, че те са изключително небалансирани – т.е. 80% от богатството е притежание на 20% от населението. Въпреки това, Парето не просто откри, че богатството е небалансирано, но предвидимо неуравновесен.

Принципът 80/20 се прилага за бизнеса и за икономиките като цяло. Например, ако една компания знае, че 80% от приходите й са резултат от 20% от нейните продукти, или 20% от нейните клиенти, или 20% от специфични дейности, това би било мъдър да фокусирате повечето ресурси и енергия върху тези 20%, които са най-важни. Всъщност думата „предприемачество“ предполага точно това: терминът е измислен от френския икономист Жан-Батист Сей ​​около 1800 г. Сей определи предприемача като някой, който „измества икономическите ресурси от област с по-ниска производителност в област с по-висока производителност и доходност“.

Прилагане на принципа към личния ви живот

Принципът 80/20 е приложим и в личния ни живот – може да бъде полезен по отношение на работните ни навици, управлението на времето, взаимоотношенията и цялостния просперитет. Преведено в психологическата сфера, може също да открием, че приблизително 20% от нашите дейности водят до 80% от нашите щастие. Това може да бъде време, прекарано с близки приятели или семейство, или време, прекарано сред природата, или извършване на специфични дейности. В нашия личен живот също можем да търсим малките приноси, които имат големи резултати. Можем да се възползваме, ако сме много по-селективни относно това как прекарваме времето си и с кого го прекарваме.

Обикновено не съм фен на компютърните метафори или икономически език и принципи, преведени в сферата на психологията. В края на краищата ние не сме бизнеси, нито сме машини. Мисленето за себе си като за предприемаческа единица също не е полезно. А производителността и ефективността като ценности сами по себе си не са свещеният граал – въпреки това, което индустрията за управление на времето се опитва да ни каже. Предпочитам да се стремя към креативност а не производителност, която има индустриални конотации. Нашата цел не трябва да бъде сляпо да се оптимизираме и да увеличим максимално нашите резултати и ефективност при всички разходи, а по-скоро да сме проницателни за това, което наистина има значение за нас и да съсредоточим енергията си върху това че. Дори и да подобрим ефективността си, това, което наистина има значение, остава как използваме нашата ефективност.

И все пак, ако погледнем отвъд метафорите за вход/изход и оптимизация, можем да видим, че това, за което Кох говори, е как да изразходваме времето и енергията си по-разумно. А Кох е наистина радикален, когато става въпрос за време. Повечето от нас чувстват недостиг на време, сякаш денят няма достатъчно часове. Чувстваме, че винаги има твърде много в нашите списъци със задачи и просто няма достатъчно време през деня, за да ги разгледаме. Кох твърди точно обратното: ние сме залети с времето и разточителни в злоупотребата с него. Имаме повече от достатъчно време. Истинският ни проблем е просто, че не го използваме добре.

Трябва, предлага той, радикално да премахнем всички дейности с ниска стойност. Ако можем да идентифицираме 20% от нашите дейности, които имат значение – в каквато и сфера – можем да се съсредоточим само върху това и да изоставим 80% от непродуктивните дейности. В резултат на това изведнъж ще имаме на разположение много повече свободно време и време за мислене: „Ако удвоим нашето време за нашите най-добри 20 процента от дейностите, можем да работим двудневна седмица и да постигнем 60 процента повече от сега."

Друг бонус от подобен подход е, че когато действаме по-малко, мислим повече. И мислим по-добре. Повечето ценни творчески идеи идват при нас, когато не сме свръхзаети или сресиран, но в по-спокойно, по-съзерцателно и възприемчиво настроение.

Но тук е и проблемът с теорията на Кох: повечето от нас са не напълно автономни господари на нашето време. Може да имаме деца, партньори и зависими лица и ипотеки, които трябва да плащаме; може да работим за други хора или институции, които диктуват нашите списъци със задачи и сила да прекарваме времето си по непродуктивни начини. Може също така да работим в екип и да сме постоянно зависим от приноса на други хора.

Така че по-реалистичен начин да разгледаме принципа 80/20 би бил да се опитаме да го приложим в рамките на нашия кръг на контрол. Това означава да сме много проницателни за това какво можем и какво не можем да контролираме и след това да фокусираме енергията си върху първото. След това можем да приложим принципа към дейностите и свободите, които са ясно разположени в нашия кръг на контрол.

Разглеждайки по-отблизо работните навици и фокуса върху задачите, които можем да контролираме, може да поискаме да се запитаме следното:

• Как прекарвам времето си в един обикновен работен ден?

Начертайте кръгова диаграма и дайте на всяка дейност процентни точки, за да визуализирате прозренията от това упражнение. Например, може да прекарвате 20% от времето си в писане на имейли, 30% в присъствие на срещи и разговори, 10% в писане на предложения, 20% в проучване на нов бизнес и 20% в сърфиране в мрежата. Или може да прекарате 50% от дните си в пътуване, 30% в срещи с клиенти и 20% с администратор. Или може да прекарате 20% от деня си в писане, 20% коучинг, 40% се губят в мисли и онлайн и 20% се чувстват виновни за този факт и проучват начини да не го правят – като мен. 😊

След това се запитайте:

• Коя от моите работни дейности е най-важна? Какви са онези 20%, които всъщност водят до моите успехи – както и да ги дефинираме?
• Как мога да отделям повече време за дейностите, които наистина имат значение?
• И кои от негенеративните дейности мога да минимизирам? На кои дейности мога да откажа в бъдеще?

Всичко това, разбира се, е по-лесно да се каже, отколкото да се направи. Въпреки това е много полезно умствено упражнение. На най-елементарно ниво анализ 80/20 на работните навици, които можем да контролираме, може да ни предостави компас – ясно усещане за приоритети и знание за това кое е и кое не е важно. Нещо повече, да кажеш „не“ на безсмислената заетост може да бъде изключително освобождаващо. Това може да ни освободи да намерим по-креативни начини да правим нещата и да прекарваме времето си.

Последна, но важна точка: времето, което спестяваме чрез прилагане на принципа 80/20 към нашите работни задачи, НЕ трябва да се реинвестира в работа. Смисълът на това упражнение е именно да работите по-малко, но по-умно. Въпросът е да се освободим да си правим почивки, да се отпуснем, да мислим, да бъдем просто, да се свързваме с другите и да правим повече подхранващи, енергизиращи, успокояващи душата неща – всички неща, които ни карат да се чувстваме живи и свързани с нашите дълбоки предназначение.