Съвети за управление на електронната поща от Productivity Pro

Всички разчитаме на електронната поща за незабавна кореспонденция - и уверение, че нашият пакет Amazon всъщност е на път - все пак е безопасно да се каже, че гледката на задръстена входяща кутия е незабавен стрес. Редовната проверка на електронната ви поща е ежедневна задача, която е невъзможно да се избегне, и колкото и да сте старателни в това да удряте „отговорете на всички“, поддържането на подредена входяща кутия е по-лесно казано от това.

Свързани:Как да напишете имейли, които всъщност получават отговор

В стремежа си да управляваме по-добре нашите неподправени пощенски кутии, попитахме експерт по производителността и основател на Inkwell Press, Тоня Далтън, за да сподели своите най-популярни хакове за електронна поща, които ще ни доближат толкова много до Inbox Zero.

1. Проверете пощата само за 15 минути наведнъж

Според Далтън можете увеличете своята производителност чрез проверка на имейли

накратко, 15-минутни изблици. „Ще се изненадате колко много имейли можете да прочетете и да отговорите за кратък период от време, когато проверявате входящата си поща на партиди“, казва тя. „Ключът е да настроите таймер, така че да знаете кога са вашите 15 минути и кога е време да преминете към друга работа.“

2. Безмилостно се отпишете

Индивидуалното изтриване на неуместни бюлетини и известия за продажби може да предизвика илюзията за производителността, но пускането през една и съща нежелана поща седмица след седмица само увеличава вашата електронна поща неефективност. „По закон всички бюлетини трябва да включват връзка за отписване“, казва Далтън. „Отделете време, за да кликнете върху тази връзка и да изпратите заявката си за отписване. Това е 10-секундна инвестиция, която ще се изплати под формата на по-чиста пощенска кутия. “Далтън отбелязва също, че приложението или услугата за отписване по електронна поща не е необходимо за избави входящата си поща от затруднения. "Много от тези програми всъщност продават имейл адреса си на други компании, за да ги поддържат в бизнеса", добавя тя.

3. Докоснете имейлите само веднъж

Далтън предлага да предприемете действия веднага след като отворите съобщение, като разгледате 5 D: Направете, делегирайте, изтрийте, отложете и посочете. „Направете бързо имейлите, които изискват по-малко от две минути на действие, и делегирайте тези, които изискват действия от страна на някой друг“, казва тя. Веднага се отпишете от и изтрийте съобщения, които не изискват никакви действия, и отложете онези известия, за които е необходимо да продължат повече от две минути. И накрая, изпратете имейли, които съдържат подходяща информация в отделна папка, за да можете да ги разположите по-лесно в бъдеще.

4. Проектирайте консервиран отговор

Ако получите множество съобщения, съдържащи подобни заявки, Dalton съветва да изпишете отговор по подразбиране, който можете да коригирате и модифицирате леко с всеки отговор по електронната поща. "Запишете отговора по подразбиране като един от подписите си в електронната поща, за да можете лесно да попълните тялото на вашите имейли", казва тя.

5. Създайте псевдоним акаунт, за да сортирате поща

Много платформи за електронна поща (включен Gmail) ви позволяват да създавате псевдоним акаунти, които всички се подават в една входяща поща. "Настроих моите акаунти за псевдоним, за да се захранвам в една папка", казва Далтън за тактиката, която използва организиране на сметки и други важни финансови документи. "Не се занимавам с никой от тези имейли до петък сутрин, когато отделям време да седна и да подредя всичките си финанси."