Управление на вниманието: Умение за производителност, което трябва да поемете контрола над списъка си

Има причина, поради която управлението на времето се е превърнало в недостижим и недостатъчен подход за производителност за много хора. Може би смятате лошите умения за управление на времето най-лошия си недостатък, нещо, което ви държи вкъщи и на работа. Но защо трябва да се очаква от някой да може да „управлява” времето? Времето е неопределен, автономна конструкция и следователно по своята същност неуправляем.

Колко пъти си казахте, че отивате направи това нещо в 14 ч. Започвате да правите това нещо на 2, но идва по-належащ имейл -камбанен звън! - и трябва да отговорите. След това сте хипнотизирани от вашия входяща кутия, пълна с други имейли; може също така да отговори на тези, докато този прозорец е нагоре. Един имейл връзки към статия, която ви напомня за друга статия, която ваш приятел ви изпрати онзи ден, която сте забравили да прочетете. Започваш да четеш и осъзнаваш, че вече е 2:28 и имаш само един час, за да направиш това първо. (Откажете тревожността и саморазправата.)

Не можете да върнете часовника до 14 ч. - или да направите пауза, докато попълвате изгубените 28 минути работа. Това, което

„Докато формулираме пътя си към производителността по отношение на управлението на времето, ние винаги ще сме зад осемте топчета“, казва Маура Томас, експерт по производителността и автор на Управление на вниманието.

Според Томас има две основни причини, поради които управлението на времето като концепция не подхожда на много хора. „Едно, когато казваме управление на времето, това ни създава илюзията, че всъщност имаме контрол над времето, когато всъщност нямаме такъв - времето върви без значение какво правите“, обяснява тя.

Второ, когато повечето хора мислят да управляват времето си, първият им инстинкт е да си уговорят среща (в 9:00, ще завърша своя тримесечен анализ; в 10:30, ще започна да отговарям на имейли). Проблемът, както Томас изтъква, е, че е лесно - най-лесно - да прекратите среща със себе си. Кой ще те спре?

Времето все още е необходимо и важно, но не бива да е единственото нещо, към което веригирате личното си чувство за производителност. Томас препоръчва да използвате вашия календар само за неща, които имат „силна връзка с времето“. Това са вашите срещи с други хора, събития, срокове за дължими проекти.

Другите задачи, които технически нямат краен срок, за които всъщност не сте отговорни пред някой друг, имат по-слаба връзка с времето. За тези случаи сигурно бихте могли да планирате да работите върху нещо в 15:00, но "ако не контролирате вниманието си през този период от време, няма значение", казва Томас. „Всеки път, когато този времеви блок приключи, задачата няма да бъде изпълнена, ако вие също не управлявате вниманието си.“

„Ако управлението на времето означава да си уговаряте срещи в календара си, ние не успяваме в него и винаги сме се провалили в него“, казва тя. "Но причината да се провалим сега е, че имаме толкова много разсейвания." 

Свързани:Съветите за работа от дома Истински проста Редакторите се кълнат в

Чрез своите изследвания, писане и опит в преподаването на производителността Томас е определил управлението на вниманието като „колекция от поведения които ви дават възможност да разпознаете къде се намира главата ви и [способността] да се прехвърлите към състоянието на мозъка, което е по-подходящо в момент." 

Управлението на вниманието не е напълно отделено от концепцията за управление на времето или времето, тъй като всички те са взаимосвързани. (Както Томас признава, „по някакъв начин говорим за семантика, но думите, които използваме, са силни.“) 

Но като концепция, целта му е да измести вашето разбиране и стратегия за, как мотивираш се: Вместо да се фокусирате върху опита да контролирате времето, нещо, което никой не може да контролира, можете да се съсредоточите върху практикуване на контрол върху вашето внимание - нещо, което е много изпълним (макар и с практика и воля). Най-просто казано, Томас е решен да напомня на хората, че не са безпомощни, и да ги упълномощава да си върнат контрола над натоварените дни.

Свързани:Зает? Техниката Pomodoro създава чудеса за производителност - и всичко, от което се нуждаете, е таймер за кухня

За да разберем управлението на вниманието като метод за продуктивност, първо трябва да разберем как работи самото внимание, както широко, така и лично. Да се ​​върнем към онези „състояния на мозъка“, които Томас спомена, или „четирите квадранта“ на вниманието, които заемаме и се движим между всеки момент от деня.

Тя казва, "ако ние категорично категоризираме различните състояния на мозъка, в които бихме могли да се намираме - разбира се има безкрайно число - но просто като цяло кофи, те са: 1) реактивни и разсеяни, 2) съсредоточени и внимателни, 3) мечтани или умни лутания и 4) Поток ".

Това е главното пространство, в което повечето хора остават през целия ден, независимо дали сте родител в дома или корпоративен консултант. В това състояние може да сте опитвайки да се съсредоточите, но все още ви липсва контрол над заобикалящата ви среда и оставате на милостта на разсейванията: известия по имейл, слаби пингсове, телефон звъни, иска да прочете страхотна статия, някой изскочи до бюрото ви, за да зададе бърз въпрос, чувства се гладен за лека закуска или дете прекъсва задача докато работите у дома.

„Ние превключваме от нещо на нещо, ни чакат хора, влизащи имейли, влизане на имейли и звънене на телефона, а ние просто извършваме многозадачност - или, по-точно, смяна на задачи - през нашия ден. Може да започнете проект, който възнамерява да го разгледа, но множество външни разсейвания и вътрешни изкушения да отлагат да ви държи в реактивно и разсеяно състояние, което, изненадващо, не е идеалният квадрант за управление на вниманието, за да имате оптимална производителност.

„Тази втора кофа е нещо като полярната противоположност“, казва Томас. Най- съсредоточено и съзнателно състояние е тази, в която активно се концентрирате. Полагате усилия да съсредоточите цялото си внимание върху една задача (писане и изпращане на дълъг доклад по имейл) или може би отделяне на определено време и концентрация на набор от задачи (отделяне на време за изпращане на няколко имейла, на които сте били отлагам).

Така или иначе, казва Томас, в този квадрант „предприемате стъпки, за да гарантирате, че не сте обезпокоени, вие активно изтласквате други мисли, които се промъкват и вие поддържате вниманието си за продължителен период от време при по-познавателно взискателни задача. " 

Това е най-очевидното пространство за глава, за да се възползвате, за да бъдете най-продуктивната и ефективна себе си. [Автор и доцент по компютърни науки в университета в Джорджтаун] Кал Нюпорт популяризирана терминът "дълбока работа" да се опише вида на работата, която се случва в това състояние.

Свързани:3 лесни техники на внимателност, с които можете да се промъкнете в натоварен работен ден

„Това е мястото, където ние не насочваме активно вниманието си никъде по-конкретно, но активно се съпротивляваме на разсейванията“, обяснява Томас. „Оставяш ума ти да се лута и просто бъдаи умишлено казвате „не“, за да извадите телефона си, за да изпратите текст, да включите телевизора или дори да поставите подкаст. Томас се отнася до тези като тихи моменти или моменти „между тях“, където чакате автобуса, на ред, за да поръчате в кафене или да ходите през паркинг, за да вземете колата си.

Може да ви се стори безобидно, дори умно - продуктивно! - за да запълните тези моменти между времената с активност или разсейване (защо да не избиете някои имейли, докато се возите в асансьора?), А това често може да бъде. Но е важно да намерим баланс, защото по време на тези малки джобове на ума, които се скитат, се случват всички добри неща.

„Това състояние на мечтания ден е, когато имаме прозрение, когато получаваме идеи и когато творчеството ни наистина излезе наяве“, казва тя. „Не можете да заповядате да имате представа, нова идея или да решите проблем. Само в тези тихи моменти, когато тези неща могат да се случат. По някакъв начин осъзнахме, че ако не правим, правим, правим, тогава не сме продуктивни. Но наистина е точно обратното. "

И накрая, има протичане, дълбоко фокусирано психологическо състояние, при което мозъкът ви работи по различен начин, отколкото в който и да е от останалите три квадранта. Тази психологическа концепция за първи път беше призната и наречена от унгарския психолог Михали Csíkszentmihályi и включва безпроблемна загуба на себе си в една своя задача. „Какво означава, когато сте в потока, е онази част от мозъка ви, която разпознава себе си във времето и пространството (гладен съм, студено ми е, това е скучно, чудя се дали някой е харесал публикацията ми в Instagram) си отива ", Томас казва. „Вие сте изцяло потопен в задачата, това е пълно усвояване в това, което правите. " 

С други думи, без дори да го осъзнавате, вие сте в зоната. Идеалното умствено място за производителност, нали? Но има една уловка: „Не можеш да си наредиш да течеш“, казва Томас и добавя, че „[w] hen you stay във фокусираното и внимателно пространство на главата за продължителен период от време, може да имате късмет, за да се включите в потока. "

„Това са четирите мозъчни състояния, в които можем да изравним мозъчната си дейност и управлението на вниманието в крайна сметка е способността да разпознаеш в коя си и след това съзнателно да преминеш към този, който най-добре ще ти служи в момента “, казва тя.

Ако първата стъпка към овладяване на управлението на вниманието е култивиране на осъзнаването къде се намира умът ви в даден момент, втората е разпознаване кое състояние на мозъка е идеално за задачата, която се работи, и след това умишлено се премествате в това състояние на мозъка, за да го получите Свършен.

Честно е да се каже, че „съсредоточеното и внимателното“ - не по-разпространеното „реактивно и разсеяно“ състояние - е идеално място за умствено живеене в натоварен ден. Но как да стигнеш първото нещо сутрин, когато си сънлив и мъглив? Или около обяд, когато купчината задачи в чинията ви официално е завладяваща? Или около 15:00 ч. когато сте гладни, уморени сте, а колегите ви (или семейството) се разрушават? Вие поемате обратно контрол.

„Хората ми казват, че трябва да свършат работата си, но [не могат, защото] хората продължават да ги прекъсват. Хората са винаги ще ви прекъсна - обяснява Томас. "Единственият начин да спрете да ви прекъсват е да кажете на хората да спрат да ви прекъсват за определен период от време." 

Както Томас казва: Вниманието е антидотът към разсейването. Вместо да позволявате на разсейванията да ви контролират, признайте собствената си агенция над тях. „Двете най-критични техники за [начало] контролиране на вашето внимание са да контролирате средата и технологиите си“, казва тя. Ето как.

Един от начините да направите това е да създавате сигнали, които предават на другите, които се опитвате да останете фокусирани. Би могло да бъде буквално не смущавайте знак; може да сложи и слушалки; ако имате офис или отделна работна зона, това може да бъде затваряне на вратата; или може да е всичко по-горе, ако имате нужда. „Какъвто и да е сигналът, бъдете изрични за него - не очаквайте, че само защото имате слушалки, хората ще знаят, че това означава, че не се безпокойте. Трябва да им кажете - настоява Томас. „Когато моят сигнал за безпокойство е включен, това означава, че не ме притеснявайте, освен ако наистина не е спешен случай. Това е пример за контрол на вашата среда. ” 

Не е реалистично да очакваме да има сигнал „не ме безпокойте“ цял ден, но Томас препоръчва да се изключвате, за да се съсредоточите дълбоко за, да речем, 20 минути на всеки час или за около 90 минути два пъти дневно. „Честотата и продължителността са зависими от вас и това зависи от естеството на вашата работа или от това колко много хора се нуждаете от вас“, казва тя.

След като създадете среда без разсейване, е време да премахнете крайното разсейване: вашето устройство. Всеки банер, номер, точка, пинг, DM, има за цел да привлече вниманието ви. Те също се справят добре, но вие имате повече контрол, отколкото си мислите.

„Втората стъпка към контролирането на средата и вниманието ви е да излезете от имейла си или да преминете в офлайн или да не смущавате режима“, съветва Томас. Да, дори ако самата задача, над която работите, е имейл.

„Ако имам 50 [имейла], трябва да отговоря, единственият начин, по който ще го направя, е, ако спра да не влизат нови съобщения“, казва тя. „В противен случай няма да стигна до съществуващите 50, защото ще отговоря на първия и тогава ще има нов (и нов, и нов)“. Обърнете внимание само на нови имейли след вие сте отговорили на съществуващите съобщения, на които сте решили да отговорите.

След това скрийте телефона си и „всичко друго около вас, което бръмчи или пипне или вибрира или призовава по друг начин вашето внимание“, казва Томас. Поставете го Не безпокойте, безмълвен и с лице надолу - или още по-добре, извън полезрението някъде. „Проучванията показват, че само присъствието на нашия телефон ни разсейва, дори ако е изключен и с лицето надолу.“ (Не се паникьосвайте, вие можете да проверите вашия телефон и имейл, чатове с Google и Twitter и всичко останало, когато е определен за вас период на фокусиране нагоре.)

Ако сте някой, който харесва фонов шум, внимавайте какво решите да слушате. Може да помислите за подкаст, Офиса reruns или рап музиката ви помага да се съсредоточите, но би могло да се направи точно обратното.

„Всички са различни, но проучванията показват, че като цяло това е супер разсейващо. Най-разсейващото нещо за хората е звукът на гласовете на други хора “, казва Томас. „Ако наистина искате шум, направете шум: класическа музика, звуци на океанската вълна, цвиркане на щурци или пукане на огън.“ 

Свързани:Бял шум, розов шум или кафяв шум - кой цвят е за вас?

Когато решите, че е време да свършите задача и елиминирате потенциалните прекъсвания, изпълнете тази задача, „или докато приключи или докато стигнете до спирката, която сте определили преди да започнете. " Това е мястото, където времето и вниманието вървят ръка за ръка ръка.

Ако това е една голяма задача, разчупете я на постижими парчета, завършването на които се превръща във вашите определени спирки. Присъединете се към всяко с цялото си внимание, докато не приключат. Или задайте таймер и решите, че ще насочите цялото си внимание към завършване на това, което можете в този период от време.

Тази стъпка е за практикуването на горните навици, за да се фокусира вниманието ви на второ естество.

„Хората ме питат много:„ Пристрастени ли сме към нашите устройства? “Не съм психолог, но това, което мога да ви кажа, е, че нашата технология се формира навик нарочно“, казва Томас. „Всички приложения на нашите телефони... са предназначени да откраднат вниманието ни.“ 

Преминаване от задача към задача или предаване на изкушението да изчистите известие, да проверите текст, да включите телевизора за фонов шум - всички те са станали част от тъканта на нашето ежедневие. По същество сме обучени да се разсейваме на всеки етап. „Свикнали сме до разсеяност“, смята Томас.

Чрез смекчаване на отклоняването на вниманието, „свикваш повече с продължителни периоди от време без [тях] и започваш да изграждаш способността си да се концентрираш по-дълго“, казва тя. „Точно както разсейването се откъсва от вашия обхват на вниманието, контролирането на тези разсейвания създава вашето внимание. [В крайна сметка], вместо да превключвате на всеки няколко минути, имате повече възможности да избирате, когато превключвате. "

„Неуспехът ни да постигнем най-важните за нас неща - това е начинът, по който определям производителността - не е защото нямаме достатъчно време през деня“, заключава Томас. „Ние се държим така, сякаш сме напълно безпомощни за всички неща около нас, а всъщност не сме. За мен това е най-важното послание и едно, към което съм най-страстен... Наистина искам хората да разберат, че имате контрол над вниманието си. Е, може би не сте в момента, но можете. “

Свързани:Искате ли да спрете прокрастинацията? Ето 7 различни трика за изпробване сега (не по-късно)