Как да съхранявате и организирате важни документи у дома

Дори и най-забързаният, най-препълнен кабинет на лични документи може да бъде изпратен за подаване - просто ви трябва известно време, търпение и солидна стратегия за съхранение на хартия. Независимо дали сте свеж извън училище и изневяра за първи пътили живеете в къщичка от деца, всяко със собствен набор от важни лични документи, имате нужда от система за съхранение на хартия през целия живот, която може да ви помогне да сортирате всичко - от застрахователни претенции до кредитна карта изявления. Ето как да улесните намирането и попълването на важни документи у дома.

Свързани:Как да подмените (и съхранявате) решаващи документи

1. Подредете купчини

Започнете, като сортирате документите си по категории (домакинство, училище, домашни любимци). Разрежете остарели или ненужни документи, които съдържат лична информация, като вашето име, адрес и по-специално номер за социална сигурност или кредитна карта. По-малко чувствителните документи могат просто да бъдат рециклирани.

2. Сортирайте с лекота

Създайте първо етикети с категории с големи картини, последвани от по-тесни описания („Медицински: Джули“ или „Данъци: 2017“). Използвайте папки на манила с всички раздели вдясно или вляво - те са по-бързи, за да ги прелиствате от раздели с различна позиция - и по азбучен ред.

3. Размер подходящо

Определете колко място за съхранение имате нужда. Ако поддържате повечето си файлове цифрово, например, не използвайте голям шкаф за картотекиране. Това е загуба на място и може да се изкушите да го попълните с файлове, които не ви трябват, или вещи, които не принадлежат в картотека. Вместо това изберете опцията за файлова кутия на работния плот.

4. Помислете за честотата

Петната за съхранение извън пътя (помислете, че високите рафтове в по-малко използвани шкафове) са идеални места за архивиране на файлове като данъчни декларации и банкови извлечения. Резервирайте места с лесен достъп за предмети, от които се нуждаете по-редовно, като училищни формуляри и рецепти.

5. Създайте площадка за кацане

Създайте зона за ежедневни капки в зона с голям трафик, като кухнята, за входяща поща и документи. Определянето на едно място ще предотврати натрупването на купчини в цялата къща. Входяща или монтирана на стена кошница ще спести място и ще стане очевидно, когато артикулите преливат и трябва да се справят. Филтрирайте нежелана поща и хартия за пълнене, преди да добавите нещо в зоната на падане. Обръщайте се към елементите, които кацат тук поне два пъти седмично, след което ги архивирайте или рециклирайте.

6. Поддържайте го спретнато

Правете голям преглед на редовно достъпните си файлове на всеки три до шест месеца. Архивиране или раздробяване на документи, които вече не са от значение. Данъчните декларации и документите, свързани с ремонт на домакинствата, трябва да се съхраняват най-малко три години.

Бонус: Отивате без хартия

Очевидно организирането на документи в цифрово отношение представлява по-малко предизвикателства и пространството за търсене на вашия компютър може да ви помогне да намерите точно това, което търсите. Следвайте същите указания за цифровите етикети, както за физическите. Архивирайте файлове на външен твърд диск или използвайте услуга за съхранение в облак, като Google Drive. Най- Evernote сканируем приложение (безплатно; IOS) ви помага бързо да конвертирате хартиени файлове в цифрови.

Нашите експерти

• Анна Бауер,кабарче домашен организатор
• Джейми Хорд, основател на Horderly професионална организация
• Clea Shearer и Джоана Теплин, основатели на Началната редакция
• Уенди Силберщайн, основател на Естетичният организатор