Организирайте работния си живот в 5 прости стъпки

Оценете имейлите, които получавате всеки ден. Получавате бюлетини или актуализации, които не ви служат? Отпишете се, казва консултантът по производителност Карсън Тейт, основател на консултантската фирма за производителност Работете просто. Ако даден имейл ще ви отнеме по-малко от няколко минути, направете го веднага, дори ако това означава да го изтриете или архивирате. Ако отговорът трябва да се включи повече, опитайте да промените темата на тема на действие. „Кажете, че получих имейл за преразглеждане на презентация на PowerPoint. Това е моята стъпка на действие, която въвеждам в темата, така че не е нужно да чета отново имейла “, казва Тейт. Може ли вашият имейл сървър да автоматизира някои неща, които често правите? Превърнете общите отговори в подписи или опитайте автоматично подаване: „Можете автоматично да напишете правило в Outlook премествайте съобщения от директни отчети в тяхната папка с файлове, казва Тейт, „което е чудесно за намиране на неща по късно."

Поставете всичко, което правите в дигитален календар - включвайте срещи, да, но и блокирайте времето за обяд. „Календарът е визуална проява на вашето време и трябва да го използвате като план за деня си, а не като място за другите, които да планират деня си за вас“, казва Джон Зерацки, съавтор на

Целете да намалите разхлабените хартии на бюрото си, казва Расмусен. (За да намалите още повече затрудненията, сканирайте документите, които искате да запазите и създайте Google Drive папка за файловете, за да имате достъп до тях навсякъде.) Сортирайте документите в категории според това дали трябва да ги прочетете, да ги подадете, да изпратите поръчка, да се обадите на някого или да отидете онлайн, за да го следвате нагоре. Чувствате се претоварен от цялата хартия? Изберете само една област от работното си пространство - тя може да бъде толкова малка, колкото едно чекмедже или толкова голяма, колкото целия ви десктоп - и изчистете всичко, което знаете, че не е необходимо. Повторете в повече области, докато не покриете целия си офис.

Наемете организационната структура на смартфоните. Подобни приложения (помислете за здравословни или шопинг приложения) могат да бъдат групирани в папки. Тейт предлага да го използвате като ръководен принцип за организиране на вашите компютърни файлове. Добавянето на дати в имената на папките също може да бъде полезно; това е подходящият момент да проверите указанията за задържане на цифрови записи на вашата компания и да разберете колко време трябва да съхранявате документи и какво можете да боклук. За документите, които съхранявате, „помислете как и кога ги изтегляте“, казва Тейт. Файловете, които използвате често, трябва да са лесни за достъп. „За да назовите файлове за вашата система за търсене, погледнете документа и се запитайте:„ Какво е първото нещо Сещам се за това, когато погледна този документ? "Каквото ви хрумне първо е името на вашия файл", казва тя казва.

Лорън МакГдуин, основател и изпълнителен директор на Кариера Контеса, сайт за кариера за жени, предлага да запишете задачи от следващия ден, преди да излизате от офиса всяка вечер. „Опитвам се да поставя задачите си на приоритетни нива. Разбивам ги на „висок приоритет“, „лесни победи“ и „мога да изчакам следващия ден“, казва тя. По този начин й помага да включва лични задачи, като упражнения, защото може да вижда кога ще има джобове на време. Дали да направите вашия списък цифров или аналогов зависи от вас. Някои изследвания показват, че записването на задача може да ви направи по-голяма вероятност да я постигнете. Тейт казва, че предпочита дигитални списъци, защото може да е трудно да се концептуализират бъдещи проекти, ако нямате физическо пространство за тях във вашия хартиен планировчик; можете лесно да следите бъдещите месеци и години в цифров.