Как да бъдем продуктивни: Нашите най-добри съвети за по-голяма продуктивност в живота и работата

Направете списък със задължителни задължения, а не списък със задължения, от три неща, които трябва да направите. Бъдете реалисти относно това, което можете да постигнете. „Ограничаването на целите ви отнема преобладаването и ви държи фокусирани“, казва Сара Найт, автор на Вземете си ш * т заедно.В числото три също има тайна сила, казва Крис Бейли, автор на Проектът за производителност: „Трите прасенца, три олимпийски медала, три части от историята - мозъкът ни е свързан да мисли на три.“ Когато проследите какво възнамерявате да направите, ще завършите деня, чувствайки се страхотно и мотивиран утре. И ако приключите достатъчно рано, можете да започнете с утрешните задачи или да прекарате известно време навън.

Примамливостта от проверка на социалните медии може да достигне своя връх през лятото (или докато работите отдалечено), когато половината от офиса ви е на почивка или гъвкави часове и вашата енергия (и мотивация) естествено намалява, казва Бейли. „Винаги, когато подскачаме за приложения, мозъкът ни издава хит на допамин, което прави телефона ни по-изкусителен от действителната ни работа“, казва той. Не се бори с него; вместо това проверете социалните медии с намерение. Направете почистване на емисия, за да видите какво се случва, след което поставете телефона си в самолетен режим за следващия час. Когато се биете чрез разсейване и изпълнявате задачи, възнаградете се с малко време, за да се отпуснете.

Независимо дали означава да се обадите на неприятен клиент или да осмислите диво различните точки от данни, ефективните хора отдават приоритет на най-тежката си работа. Първо завършване на най-предизвикателния и важен елемент от списък със задачи (стратегия, препоръчана от Брайън Трейси в най-продаваната му книга Яжте тази жаба!) освобождава умствената енергия, която иначе би била разпръсната, притесняваща се за това. И това прави останалата част от деня управляема в сравнение.

„Ако не получавате достатъчно излагане на естествена светлина, можете да се почувствате изоставащи от струята“, казва Кристофър Мийк, доцент по архитектура в Интегрираната лаборатория за дизайн на Университета във Вашингтон. „Това се случва, защото вашите циркадни ритми - включително начинът, по който тялото ви реагира на промените в нивото на светлината между деня и нощта - са нарушени. Опитайте се да излезете навън сутрин, когато тялото ви жадува за яркост, и след това застанете до прозореца няколко пъти на ден, когато усетите, че забавяте темпото. Получаването на достатъчно слънчева светлина може да стимулира вътрешния ви часовник, като ви осигури необходимата енергия. "

Естествено е да се освободите от работа, но безсмисленото отлагане намалява производителността. За да разбере кога отлага отлагането, Найт препоръчва да се започне дневник на времето. Както при дневника на храната (помните ли тези?), Вие записвате как сте прекарали всяка минута от деня си, за да видите кога се отвлича вниманието (напр. Изследвате рецепти за вечеря в 15:00). Не го пренебрегвайте - планирайте го. Съобразете графика си, когато сте най-фокусирани (и кога не), като планирате гратисни периоди за свободно време.

„Технологична компания, с която работих, установи, че нейните служители стават по-продуктивни, след като надзорният орган започва да предлага по една похвала на ден“, казва Мишел Гилан, съосновател на Института за приложни положителни изследвания, компания, която работи с бизнеса и училищата за повишаване на производителността и щастие. „Не че всеки човек получи комплимент. Трябваше само една ласкателна реплика, за да накарат всички, включително и мениджъра, да се чувстват по-позитивни. Защо? Независимо дали се усмихвате сами или гледате някой друг да се усмихва, щастливото изражение на лицето може да задейства мозъка ви да се освободи допамин - химикал, който помага да се контролират центровете за възнаграждения на тялото ви и от своя страна да повиши вашата продуктивност предавка. "

Хората циклират от това да бъдат нащрек до уморени около веднъж на 90 минути, според Тони Шварц, автор и основател на Енергийният проект. Самият Шварц влагаше в маратон 10-часови дни, пишейки книгите си. Но научавайки се да управлява енергията си по-ефективно - сега той пише на три фокусирани 90-минутни интервала, с почивки между упражнения и общуване - удвои продуктивността си, казва той. Попълването на ръкопис му отнемаше година, но сега той може да извади книга -Начинът, по който работим, не работи е най-новият му Ню Йорк Таймс бестселър - само за шест месеца.

Опитайте да направите любимото си сутрешно занимание - отпиване на чай, разходка из блока - изчистващ съзнанието ритуал преди работа. Отделянето на няколко минути за отпускане и центриране може да помогне за изтриване и дори за предотвратяване на психическо разстройство, според Пол Силвърман, изпълнителен коуч за компании от Fortune 500, който се опира на обучението си по дзен будизъм, за да научи клиентите как да развият еднозначно внимание: „ целта е да се задълбочи дъхът ви, да ви направи енергични и да ви помогне да влезете в момента, напълно фокусирани и концентрирани - умение на много изключителни хора имам. "

Знаете, че пиенето на вода и упражненията са полезни за вашето тяло, но те също могат да стимулират мозъчната сила. Изследване, цитирано в Вестник за церебрален кръвен поток и метаболизъм предполага дори малка дехидратация може да повлияе на познанието, бдителността и концентрацията. Изследванията също така показват, че малките изблици на упражнения - да речем, 10 до 20 минути - могат да ви накарат да се почувствате по-остри. „Бързата разходка подобрява паметта и увеличава способността за генериране на идеи и по-добри връзки“, казва Бони Сейнт Джон, съавтор на Микроустойчивост: Незначителни смени за големи усилвания във фокус, движение и енергия.

„Ако трябва да постигнете голям напредък по даден проект, може да се изкушите да работите по него нонстоп“, казва Джонатан Schooler, професор в катедрата по психологически и мозъчни науки в Калифорнийския университет в Санта Барбара. „Недей. Никой не може да се фокусира върху една единствена задача през цялото време. Уверете се, че прекъсвате деня си и моделите си на мислене, като редовно се занимавате с повтаряща се дейност, която не облага интелектуално, като прахосмукачка или градинарство. Когато умът ви се лута, креативността може да тече, което ви позволява да синтезирате информация по уникален начин. Тогава, когато седите отново на работа, ще имате нови идеи и ще можете да свършите повече. "

Повече от една трета от американците са недоспали, според Центрове за контрол на заболяванията. „Колкото и да сте съвестни, неадекватният сън избягва концентрация, фокус и енергия“, казва Силвърман. „Това има голямо въздействие върху всеки аспект от живота ви. Ако ставате в 7, трябва да спите в 11. Това не е напреднала математика. " И тъй като електронните четци и компютрите пречат на способността ни да спим, експертите препоръчват да се придържаме към хартиени книги точно преди лягане.

Може би просто не ви се работи или ви е неприятно, че не сте на почивка - или някъде другаде. Това е добре, казва Сю Расмусен, автор на Моето бюро ме побърква. Притежавайте тези емоции, за да не ви погълнат. „Повечето хора пренебрегват това, което чувстват, и си мислят, че ако се закопчаят и мускулират през работния ден, ще се оправят“, казва тя. "Но ако признаете как се чувствате, ще преминете по-бързо." Свети Йоан препоръчва да опитате да обърнете мислите си от отрицателни на положителни. Например, ако искате да сте някъде другаде, кажете: „Толкова се радвам, че съм тук и работя по този проект.“ Дори и да не го мислите, казва св. Йоан. „Като го казвате на глас, той измества енергията ви, превключва превключвателя в мозъка ви и ви подвежда да изтласкате емоциите си в нова посока.“

Да имате малко нещо, което да очаквате с нетърпение - може би уикенд за момичета или почивен ден за себе си - може да увеличи щастието ви точно сега, казва Найт. „Поставянето на цел, дори ако това е само да стигнете до плажа в петък, може да ви донесе мир през всички седмици и дни преди това пътуване“, казва тя. Дръжте си насочени към тази цел.

„Много хора не мислят, че имат време да впишат упражненията в натоварените си графици“, казва Тед Кенеди, основателят на CEO Challenges, която организира спортни състезания за изпълнителни директори и собственици на бизнес и съосновател на Ironman North Америка. „Но установих, че участието в дейности за издръжливост, като дълго пътуване с колело или триатлон, ме прави по-дисциплиниран и усърден. Ако измина няколко дни, без да правя тези неща, производителността ми намалява. Енергията ми намалява, фокусът ми се колебае и не мога да взема решения толкова лесно. Така че насърчавам хората - дори тези, които не се смятат за спортисти - да се ангажират с физическо събитие, като например уотатон или общност 5K. Щом е в графика ви, ще отделите време да тренирате и ще осъзнаете, че можете да постигнете повече за един ден, отколкото сте предполагали. "

Не чакайте понеделник сутринта, за да започнете да мислите за работния си график, казва Джули Моргенштерн, експерт по управление на времето и автор на Никога не проверявайте електронната поща сутрин. Започнете да планирате две седмици преди това, особено за седмиците и дните, водещи до почивка, ваканция или лято. Определете точно какво ще можете да постигнете и кога ще се заемете с всяка задача. Резервирайте началото на седмицата, когато има повече колеги, със срещи и обаждания. Оставете (често спокойни) последните дни преди уикенда, дълъг уикенд или празнична седмица за самостоятелна работа, като отчети за разходите. Запишете потенциалните препятствия, така че ще бъдете подготвени да маневрирате около тях.

Изгонете прекъсванията от колегите, които се появяват в чата (или дори от хората, които се нуждаят от вас по законни причини). Morgenstern предлага тази изходна линия: „Искам да ви обърна неразделеното ми внимание, но не мога да ви го обърна сега.“ След това предложи час и дата за среща - в бъдеще. Също така ефективно, казва Шари Макгуайър, експерт по управление на времето и автор на Върнете времето си: изправяне на бюрото си, което мълчаливо „съобщава за спешност да приключи нещата“. Но не пропускайте обяда или почивките, казва Моргенштерн: „В крайна сметка ще работите по-усилено и по-дълго, но не толкова ефективно.“

Отделете две 45-минутни парчета на ден за групова обработка на съобщения. Постоянната проверка на имейлите и социалните медии „е враг номер едно на производителността“, казва Моргенштерн. Това не е новина за нас, но о, какъв труден навик да се прекъсне.

„Склонна съм да избягвам проекти, които изглеждат прекалено големи, така че, за да бъда продуктивна, трябва да съкратя огромните задачи до размера“, казва Кейт Уайт, бивш главен редактор на Космополитен списание и автор на множество книги, включително Не трябва да ви казвам това.„Правя това, като работя на малки стъпки. Когато за пръв път започнах да пиша романи, докато водех списание, си казах, че ще пиша само 15 минути на ден. Знаех, че работата за кратък период от време е постижима цел и успях да накарам 10 книги, написани точно по този начин. “

Започнете с установяване на ясна декларация за мисията и определяне на допълнителни цели на проекта, за да държите всички на път. Хората, които отделят време за фокусиране върху плановете на проекта, преди проектът дори да започне, според Силвърман, е много по-малко вероятно да се окажат изгубени в плевелите, чудейки се как да постъпят - и отлагане. „Отделете толкова време, колкото ви е необходимо да работите с колеги, за да постигнете консенсус и да определите до една кристално чиста линия какво се опитвате да постигнете“, казва той. Предварителното определяне на измерими критерии също помага на всеки да остане съсредоточен върху частите от проекта, за които отговаря. И накрая, с ясна мисия, ще разберете кога даден проект най-накрая е постигнал целта си и всеки може да го нарече на ден.

В съответствие с кайдзен, японският принцип за непрекъснато усъвършенстване, продуктивните хора имат способност да анализират какво се е объркало с флопиран прототип или в бърз разговор с колега. Но вместо безкрайно да преосмислят проблема, те просто се заричат ​​„да се ангажират по-добре като човек или по някакъв начин да оправят малко нещата следващия път“, казва Силвърман. „Те имат способността да правят допълнителни подобрения в представянето си и да си задават въпроса:„ Добре, какво мога да науча от това? Какво мога да направя по-добре? “

Репортаж от Луиза Кампс, Катлийн Мъри Харис, Бранди Броксън и Джени Дорис